Her kommer utdypende informasjon som presiserer hvordan Bjørnholt skole skal håndtere utsendelsen av søknads- og samtykkeskjemaet til foresatte.
Fødselsnummer (11 siffer) er ikke definert som "sensitiv informasjon" (Personopplysningslovens §2.8). Fødselsnummer er imidlertid omtalt spesifikt i Personopplysningslovens §12:
Fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler kan bare nyttes i behandlingen når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er nødvendig for å oppnå slik identifisering. Datatilsynet kan pålegge en behandlingsansvarlig å bruke identifikasjonsmidler som nevnt i første ledd for å sikre at personopplysningene har tilstrekkelig kvalitet. Kongen kan gi forskrift med nærmere regler om bruk av fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler.
Noen saklige behov for å benytte fødselsnummer i behandlingen av foresatte i Fronter:
- Det er avgjørende at knytningen mellom elev og foresatt blir korrekt.
- På grunn av at det er to SATS-baser (en for grunnskolene og en for videregående) er det ingen andre unike identifikatorer enn 11-sifret fødselsnummer som kan benyttes.
- Datatilsynet har også omtalt at det i skolesammenheng noen ganger er nødvendig å bruke fødselsnummer for å sikre tilstrekkelig identifisering: http://www.datatilsynet.no/templates/article____896.aspx
- Skolen som institusjon har en generell taushetsplikt som omfatter "noens personlige forhold", men i følge Forvaltningslovens §13 kommer ikke fødselsnummer inn under denne taushetsplikten.
I forskriften til Personopplysningsloven (§10-2) står det at:
Postsendinger som inneholder fødselsnummer skal være utformet slik at nummeret ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten. Tilsvarende gjelder sendinger som formidles ved hjelp av telekommunikasjon.
Det betyr at søknads- og samtykkeskjemaet, som inneholder fødselsnummeret til den foresatte, kan sendes med vanlig postgang i lukket konvolutt. Søknadsskjemaet skal ikke sendes via epost på grunn av manglende kontroll på kryptering. Skjemaet kan også sendes som ranselpost i lukket konvolutt stilt til elevens foresatte. Dersom ranselpost benyttes, må skolen ha "ranselpost" som en etablert kommunikasjonskanal mellom skolen og foresatte, og det anbefales at skolen informerer om denne utsendelsen i forkant, for eksempel via nettsiden. Personlig overlevering fra skolen til den foresatte er også en mulighet. Når den foresatte har mottatt og fylt ut skjemaet, er det opp til den foresatte selv å vurdere om de ønsker å sende dette tilbake til skolen via postgang, personlig oppmøte eller ranselpost.
|